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Le plan d'action est un outil couramment utilisé pour atteindre un objectif dans le temps. Regrouper ces plans d'action dans un même document permet de centraliser les informations, de prioriser les sujets et de visualiser la charge de travail. Cela évite la multiplication de plans dispersés, tels que des plans d'action pour la sécurité, la qualité ou les fournisseurs...
Cependant, une fois ce document créé, comment éviter que les tâches prévues ne soient pas finies à chaque révision du plan d'action ? Comment éviter que les revues se transforment en réunions de report de retard ? Pour être efficace, le plan d'action doit être considéré comme un outil opérationnel. Dans cet article, nous partageons 4 bonnes pratiques pour suivre un plan d'action et proposons notre modèle à utiliser.
Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
Un plan d'action est un outil d’amélioration continu. Il permet de définir les étapes à suivre pour atteindre les actions de manière réaliste. Il a pour vocation d’être vivant et évolutif au quotidien avec des actions qui se terminent et de nouvelles qui arrivent.
4 astuces pour optimiser votre plan d’action
Classifier les thématiques
Pour démarrer la réalisation d'un plan d'action, listez l’ensemble des thématiques et uniformisez le document pour une utilisation optimale par tous les services.
💡 Une bonne pratique est d’avoir un plan d'action global pour l'entreprise au lieu de plusieurs petits plans d'action pour chaque sous-catégorie. Vous pouvez regrouper dans un même document toutes les thématiques liées à votre plan d'action, telles que la qualité, la productivité et la sécurité..
L'objectif est de visualiser la charge de travail de chaque personne de manière simple. L'une des dérives courantes lorsqu'on utilise plusieurs plans d'actions est de voir la même personne avec des tâches à réaliser pour chaque plan d'action dans la même semaine.
En regroupant l'ensemble des tâches, il est plus facile d'évaluer la charge de travail d'une personne ou d'un service sur une période donnée, et ainsi de s'assurer que les actions lancées pourront être achevées dans les délais impartis.
Si ce n'est pas le cas, cela obligera l'équipe à prioriser ses actions et à les échelonner en fonction de leur importance.
Déterminer les personnes à responsabiliser
Afin d'éviter que certaines actions restent en suspens, soit parce qu'elles n'ont pas été réalisées, soit parce que les personnes concernées n'étaient pas au courant, il est essentiel d'identifier un responsable pour chaque action. Si de nombreuses personnes sont impliquées dans une action, il est probable que la tâche soit trop importante et qu'il soit nécessaire de la diviser en plusieurs sous-tâches.
Fixer la date de réalisation
Toutes les actions doivent être accompagnées d'une date d’ouverture et une date de fin. Cela permettra de définir une temporalité et de s'assurer que toutes les actions sont effectuées en temps voulu.
Suivre son plan d’action avec des points d’avancements
Le suivi d'un plan d'action permet de s'assurer que rien n'est oublié et que l'on ne perd pas de temps sur des tâches secondaires. Il est également recommandé de tenir régulièrement des réunions thématiques avec les personnes concernées, par exemple sur les sujets de la qualité ou de la sécurité. Cela permet de maintenir une bonne communication au sein de l'équipe et de s'assurer que tous les aspects du plan d'action sont suivis de manière efficace et de s’adapter en cas de besoin.
💡 Vous pouvez ajouter un commentaire ou une décision en regard de chaque action, afin de disposer d'une vue d'ensemble à tout moment.
Les avantages du plan d’action
Un plan d’action permet de maîtriser les actions à accomplir et de visualiser leur mise en œuvre. Il a plusieurs avantages tel que de :
- Définir les actions à l’écrit afin de ne rien oublier ;
- Favoriser une répartition claire entre les différents collaborateurs. Ce qui les implique et les motive car chacun connaît son rôle précis ;
- Avoir une vision globale et détaillée des actions ;
- Permettre une révision régulière pour l’adapter à l’évolution de la situation ;
- Contribuer à l’amélioration continue de l’efficience de l’entreprise.
En résumé, le plan d'action permet un véritable pilotage et une meilleure maîtrise des objectifs.
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Xavier FELTIN
